Что входит

Экраны для названных ролей и ни одного лишнего
Статусы, которые совпадают с тем, как работа реально двигается
Выгрузка или уведомление в Telegram там, где человек иначе копирует данные руками
Доступ только тем, кто этим пользуется
Публичный сайт или бот спереди, если клиенту доску видеть не нужно

Как идёт работа

Проходим одну живую заявку от появления до «готово»
Называем роли и статусы на этом пути
Собираем только эти экраны
Неделю ведём настоящие заявки и только потом добавляем отчёты

Когда лучше другой формат

Публичная рекламная страница. Это сайт. Сценарий в чате. Это бот. Приложение без описанного процесса становится пустой админкой, которую никто не открывает.